科研外事处
校内各单位：
科研档案是科研工作的重要记录和宝贵财富，规范、完整的科研档案归档工作对于学校科研管理、成果传承以及学术诚信建设具有重要意义。为进一步加强科研处对结项项目档案管理工作，确保科研档案的完整性、准确性和系统性，便于今后的查阅与利用以及学校相关档案管理要求，现将有关事项通知如下：
（一）2024年完成结题验收的科研项目进行整理并归档。
（二）科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料均应纳入归档范围，具体包括但不限于以下内容：
1.立项论证材料：项目申请书、立项依据、可行性研究报告、项目任务书、合同、协议等。
2.研究实施及过程管理材料：项目实施方案、研究计划、进展报告、年度总结、中期检查报告、实验记录、测试数据、调查问卷、原始图片等。
3.结题验收及绩效评价材料：结题申请书、结题报告、验收通知、验收评审材料、验收结论书、绩效评价报告、第三方检测报告、用户使用报告、结项证书等。
4.成果管理材料：成果申报书、成果鉴定证书、专利证书、论文发表复印件（含期刊封面、目录、正文）、著作出版证明等。
1.完整性：归档材料应齐全完整，涵盖科研项目从立项到结题的各个环节，不得有遗漏。
2.准确性：归档材料内容应真实、准确，与科研项目实际情况相符。文件中的数据、结论等应经过核实。
3.系统性：按照科研项目的实施过程和内在逻辑关系，对归档材料进行系统整理，分类清晰，排列有序。一般可按照立项、研究实施、结题验收、成果管理等进行整理归档。
4.整理规范：按照“项”为单位进行整理，每“项”项目应单独胶装成册（一项一份），逐页编写页码，空白页不编页码。
1.项目组移交。项目负责人负责将整理好的科研档案向各单位科研秘书进行移交。移交时，需填写《2024年科研结项项目档案交接登记表》，详细列出移交的档案材料名称、日期（结项日期）、页码等信息。各单位科研秘书最迟于4月18日将胶装成册的科研项目汇编统一报送至科研处601办公室，电子版材料发送至科研处指定邮箱。
2.科研处接收。科研处于4月25日前对项目负责人移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性、系统性以及整理规范是否符合要求。对于不符合要求的档案，退回进行整改，直至符合归档要求。审核通过后，科研处接收档案。
科研档案归档工作是学校科研管理的一项重要基础性工作，请各单位高度重视，积极组织项目负责人及相关人员认真落实。在整理过程中如有疑问，请及时与科研处联系。
联系人：白俊飞
电 话：0371-60293709
邮 箱：Zzlgkyc@163.com
地 点：图书馆601办公室
科研处
2025年3月31日
